Wat ik leerde van 2 jaar automatisering in het MKB.

Twee jaar geleden begon ik met automatisering voor het MKB. Geen groot plan, geen pitch deck. Gewoon een klant die vroeg of ik dat vervelende klusje kon fixen, en ik die dat in een middag deed.

Nu, ruim 60 trajecten later, kijk ik terug. Wat werkt. Wat niet. Wat ik anders zou doen.

Wat ik dacht dat het ging zijn

Ik dacht dat ik vooral software ging bouwen. Scripts, API-koppelingen, dashboards.

Het bleek iets anders. Ik breng de helft van mijn tijd door met dezelfde vraag: "is dit het waard?" Niet technisch, want bijna alles is technisch mogelijk. Maar of het loont om het te bouwen, te onderhouden, en uit te leggen aan iemand die er niet om heeft gevraagd.

Dat is geen klus die ik in mijn eentje kan oplossen. Die vraag moet ik elke keer samen met de klant beantwoorden. En dat bepaalt of iets op de plank belandt of in de week erna wordt gebruikt.

Wat werkt

Een paar dingen komen steeds terug.

Een: klein beginnen. Niet het hele proces in één keer omgooien. Eén taak, één knop, één rapport. Als dat werkt, kijken we naar de volgende.

Twee: bij de klant blijven waar het kan. Een script op de eigen server is voorspelbaarder dan een tool in de cloud die volgende maand misschien duurder wordt, of verdwijnt, of de voorwaarden aanpast. Ik kies liever voor de saaie oplossing.

Drie: data lokaal waar het kan. AVG is geen juridische hobby, en de minste hoofdpijn krijg je door data niet te delen. Als ik iets kan oplossen zonder externe dienst, dan doe ik dat.

Vier: documenteer kort. Niet in een pdf van 30 pagina's. In een bestand dat de klant zelf kan lezen en aan een opvolger kan laten zien. Drie regels per oplossing: wat doet het, waar draait het, wie is de eigenaar.

Vijf: vaste prijs, geen uurtje-factuurtje. De klant wil weten waar hij aan toe is. Ik wil niet ieder telefoontje hoeven verantwoorden. Een vaste prijs werkt voor ons allebei.

Wat niet werkt

Een paar dingen probeer ik nu niet meer.

Dashboards. Ik schreef er al een blog over, maar kort: niemand kijkt ernaar. Iedereen wil het, niemand gebruikt het. Ik bouw liever iets dat het werk uit handen neemt.

Grote platforms. MKB-bedrijven vragen niet om Salesforce, ze vragen om iets dat hun huidige ergernis oplost. Een platform van zes weken bouwen voor iets dat in twee weken kan, is verspilde tijd.

Standaardoffertes. Elke klant is anders. Elke situatie is anders. Een offerte die voor iedereen werkt, is een offerte die voor niemand werkt.

Consultancytaal. Als ik in een meeting "de strategische richting" of "de roadmap" begin te zeggen, voel ik me meteen ongemakkelijk. Dat past niet bij wat ik doe. En de klant wil het niet horen.

Wat ik nu anders zou doen

Ik zou eerlijk zeggen dat ik niet alles kan.

Ik ben goed in het oplossen van terugkerende taken met een script, een API of een eenvoudige koppeling. Ik ben niet goed in het bouwen van apps, het ontwerpen van UI, of het schrijven van beleid. Dat probeer ik niet meer. Ik verwijs door als het speelt, of ik zeg gewoon nee.

Ik zou eerder nee zeggen. De eerste maanden nam ik alles aan, ook de klussen die eigenlijk niet bij me pasten. Niet omdat ik ze niet kon, maar omdat ik ze niet goed kon. Beter nee zeggen, dan leveren waar je niet trots op bent.

Wat het je oplevert

Twee jaar, ruim 60 trajecten, en ik heb nog steeds geen groeiambitie van een miljoen per maand. Wel een wachtlijst van klanten die via andere klanten komen. Wel inkomsten die voorspelbaar zijn. Wel een week die niet elke vrijdag eindigt in een stapel werk die ik had willen vermijden.

Dat is voor mij genoeg.

Schrijf een week op wat je elke dag doet. Niet de leuke dingen, de terugkerende. Kijk wat er elke week twee keer terugkomt. Dat is je kandidaat-lijst voor automatisering. Begin met de kleinste. Bouw, draai, kijk of het pakt. Niet in een project van zes weken, gewoon in een middag.