Vorige week kreeg ik dezelfde vraag voor de derde keer in een maand. Een klant die belt om te vragen hoe het met zijn project staat. Niet ongeduldig, niet boos. Gewoon onzeker. Hij had geen idee waar ik mee bezig was, en de informatie lag ergens in mijn hoofd.
Ik heb toen iets gebouwd. Een webpagina. Een simpele pagina met zijn project, de planning, en een lijstje van wat er deze week is afgerond. Geen login, geen account, geen mooi dashboard. Een link die ik hem gestuurd heb, en die sindsdien open blijft staan op zijn tweede scherm.
Drie uur werk. Voor altijd klaar.
Wat een statuspagina is
Een gewone webpagina, alleen voor jouw klant. Geen ingewikkeld systeem, geen CRM, geen projectmanagement. Een pagina met:
- de naam van het project
- de planning (start, mijlpalen, einddatum)
- de status van deze week (kort, twee of drie zinnen)
- een lijstje van wat er is afgerond
- een lijstje van wat eraan komt
Geen live data, geen koppeling met systemen. Gewoon een pagina die ik zelf bijwerk, of die automatisch gevuld wordt als ik dat handig vind. Het verschil met een e-mail is dat de klant niet elke keer door een lijst met updates hoeft te scrollen. Hij ziet in een oogopslag waar het staat.
Wat het kostte
Drie uur. Geen nieuwe tool, geen abonnement. Ik heb een bestaande dienst gebruikt die ik al had, plus een vaste lay-out die ik voor andere klanten herhaal.
Het meeste werk was niet technisch. Het was nadenken over welke informatie de klant echt nodig heeft. Niet wat ik kwijt wil, niet wat ik leuk vind om te delen. Wat hij wil weten om niet meer te hoeven bellen.
Dat zijn precies vijf vragen:
- Wat is de planning?
- Wat is er deze week gebeurd?
- Wat komt er nu aan?
- Is er iets waar hij last van heeft?
- Wanneer is het klaar?
Een pagina die die vijf vragen beantwoordt, is voldoende. Niet meer, niet minder.
Wat het opleverde
Voor die klant: geen telefoontjes meer. Eerst belde hij elke twee weken. Nu is het stil. Af en toe een reactie op de pagina zelf, een opmerking, een duimpje. Niet om te vragen waar het staat. Om te laten weten dat hij het ziet.
Het scheelt mij de telefoongesprekken, en het scheelt mij de mentale last van "oh ja, die moet ik nog bellen". De informatie is weg uit mijn hoofd, en staat op zijn plek.
Ik heb de afgelopen week nog twee van die pagina's gebouwd. Voor andere klanten. Eentje als geautomatiseerde mail, eentje als live pagina met dezelfde opzet. Allebei in minder dan drie uur per stuk.
Hoe ik het heb aangepakt
Lege pagina. Niks erop. Ik stuurde de klant de vijf vragen hierboven, en vroeg: beantwoord ze, dan vul ik de pagina in. Dat leverde meer op dan ik had verwacht. De klant bleek dingen te willen weten die ik nooit had bedacht. De helft paste in de pagina, de rest was ruis.
Het mooie is dat het elke keer hetzelfde werkt. Klanten willen geen dashboard. Ze willen geen live notificaties. Ze willen een plek waar ze kunnen kijken. Meer niet.
Wanneer het wel en niet werkt
Werkt. Je hebt een project dat langer dan een paar weken duurt. De klant wil niet dagelijks betrokken zijn, maar wel weten waar het staat. Je hebt geen zin om elke keer hetzelfde verhaal te typen.
Werkt niet. Je hebt een project van een week of korter. Of je klant wil liever gewoon bellen, en dat is prima. In dat geval los je het op een andere manier op, of helemaal niet.
Wat je er zelf mee kunt
Schrijf een week op wat je elke dag doet. Telkens als je merkt dat je dezelfde vraag krijgt, of dezelfde informatie geeft, noteer het. Een vraag die vaker dan drie keer per maand terugkomt, is een pagina waardig.
Een simpele webpagina, een geautomatiseerde mail, een vast sjabloon dat je invult. Wat je ook kiest, het idee is hetzelfde. De klant krijgt de informatie zonder jou te hoeven bellen. Jij houdt tijd over voor het werk zelf.