Ik verving Zapier door een script. Wat er veranderde.

Ik kreeg vorige maand een belletje van een klant in de logistiek. Twee man op kantoor, twintig op de vloer, drie systemen die met elkaar moesten praten: een orderformulier, een Excel-sheet op een gedeelde schijf, en een mailprogramma dat elke ochtend een lijst uitbracht.

Ze hadden het opgelost met Zapier. Drie Zaps. Eentje pakte het formulier op en zette de order in de sheet. Eentje stuurde een mailtje naar de planning. Eentje stuurde een bevestiging naar de klant. Werkte. Kostte 60 euro per maand, en ze hadden nooit meer omgekeken.

Tot de sheet te groot werd. Op een gegeven moment liep Zapier vast. Of de sheet zijn 1000-rijen limiet bereikte, of de gratis versie geen Premium-features meer deed. Het werkte niet meer, en ze hadden geen idee waarom, en de support van Zapier was, nou ja, support van Zapier.

Ik zette er een script naast. Python, op een server die ze al hadden staan voor iets anders. Drie korte blokken. Geen Zapier meer.

Wat er veranderde

Kosten. Zapier was 60 euro per maand, 720 per jaar. De server draaide al. Bouwtijd was een middag, ruim 6 uur. Een vergelijkbare Zapier-flow bouwen zou een uur zijn geweest. Dat verschil haal je nooit terug, zou je zeggen. Maar het script doet nu twee maanden zijn werk zonder dat iemand ernaar hoeft om te kijken.

Limieten. Zapier heeft een maximum aantal taken per maand in elke tier. Bij 1000 orders per maand zat deze klant tegen zijn limiet aan. Het script heeft geen limiet. Toen ze vorige week ineens 1500 orders in een maand hadden, was er geen telefoontje naar support nodig.

Vendor lock-in. Bij Zapier ben je afhankelijk van wat Zapier doet. Verandert Zapier de prijs, dan betaal je meer. Verandert Zapier de API, dan moet je je Zaps aanpassen. Bij een eigen script op een eigen server zijn dat jouw keuzes.

Snelheid. De Zapier-flow deed er 2 tot 5 minuten over om een order van formulier naar mail te krijgen. Het script doet het in 8 seconden. Niet dat 2 minuten per order een ramp is, maar bij 50 orders op een ochtend tikt het aan.

Wat er niet veranderde

Onderhoud. Een script heeft geen visuele editor. Als je iets wilt aanpassen, moet je de code in. Deze klant kan dat zelf niet. Bij Zapier konden ze zelf knoppen indrukken.

Monitoring. Zapier laat in een dashboard zien welke taken gelukt zijn. Bij het script heb ik een log-file en een mailtje bij fouten. Minder mooi, niet slecht.

Kosten bij lage volumes. Bij 10 orders per maand is 60 euro Zapier goedkoper dan 6 uur ontwikkeltijd. Omslagpunt zit bij 200 orders per maand.

Wanneer kies je wat

No-code tool: één of twee keer per week, geen haast, geen zin in onderhoud. Denk aan een mailtje na een formulier-invul.

Script: elke dag, volume groeit, je afhankelijk van de uitkomst, of je hebt al een server. Denk aan orders verwerken.

Ertussenin: niet zeker of het werkt. Begin met Zapier of Make. Als je er na drie maanden achter komt dat je het elke dag gebruikt en het je 60 euro per maand kost, huur dan iemand in om er een script van te maken. De Zapier-versie was in dit geval drie maanden nuttig. Daarna was het tijd voor iets permanents.

Wat ik geleerd heb

Het mooie van Zapier is dat het de drempel laag maakt. Daar is niets mis mee.

Het nadeel is dat je, als het werkt, niet altijd doorhebt dat je afhankelijk wordt van een tool die niet van jou is. Op een dag zit je aan een limiet, of de prijs gaat omhoog, of de tool stopt, en dan moet je in één keer iets anders bouwen.

Deze klant bespaart de komende drie jaar ongeveer 2000 euro aan Zapier-kosten. De 6 uur bouwtijd had ik na twee maanden al terugverdiend.

Schrijf een week op wat je elke dag doet. Kijk welke terugkerende taken je hebt. Telkens als je denkt "dit zou een knop moeten zijn", noteer het. De helft daarvan kan met een no-code tool. De andere helft is een script waard.