Ik hoor vaak: "een uurtje per week, ach, dat is toch niets." En dat klopt, zolang je het uurtje blijft tellen als niets.
Want een uur is geen uur. Een uur is het uurtarief van de persoon die het werk doet. En als dat dezelfde persoon is die het ook zou kunnen besteden aan iets waar je klant voor betaalt, dan is dat uur niet niets. Dan is dat uur een factuur die je niet stuurt.
De rekensom die ik altijd maak
Ik begin met het uurtarief. Niet de kosten van de persoon, het uurtarief. Wat zou je deze medewerker per uur in rekening brengen als hij of zij elders werd ingezet?
Voor een bouwvakker of monteur is dat misschien 65 tot 85 euro. Voor een administratief medewerker 45 tot 60. Voor een verkoper of accountmanager 80 tot 120. Voor een eigenaar die het zelf doet, hoger, want zijn uur is de duurste van het bedrijf.
Vermenigvuldig dat met het aantal uur dat de taak je per week kost. Tel daar de frequentie bij op. Een taak van 20 minuten, twee keer per week, is 40 minuten per week. Een uur per week, elke week van het jaar, is 52 uur per jaar. Maal het uurtarief van de persoon die het doet.
Bij een uurtarief van 60 euro en 1 uur per week aan terugkerend werk, ben je 3.120 euro per jaar kwijt aan iets dat je klant niet ziet. Los van de kosten van de tooling die je ervoor gebruikt.
Wanneer het loont
Een vast-prijs-traject voor automatisering bij mij zit tussen 1.500 en 6.000 euro. Dat is geen onderbuikgevoel, dat is wat de moeite waard is om te bouwen, en wat de moeite waard is om te betalen.
Bij 1 uur per week aan terugkerend werk, op 60 euro per uur, heb je het traject binnen een half jaar terugverdiend. Bij 2 uur per week ben je in drie maanden rond. Bij dagelijks werk in een paar weken.
Het kantelpunt ligt rond 30 minuten per week, of vaker. Daaronder is het verleidelijk om het "even" te blijven doen. Boven die grens begint het pijn te doen en begint de rekensom in je voordeel te werken.
Twee echte voorbeelden
Bij een opdrachtgever in de buitenrecreatie kostte een inspectie 6 uur. De helft was papierwerk achteraf. Met een app die in het veld werkt, werd het 30 minuten per inspectie. Per inspectie scheelt dat 5,5 uur. Zij doen 2 tot 4 inspecties per locatie per jaar, gemiddeld 15 locaties, en daarmee kom je uit op 200 tot 330 uur per jaar aan teruggegeven capaciteit. Op een uurtarief van 70 euro loopt dat richting de 15.000 euro per jaar.
Bij een vastgoedbeheerder kostte het opmaken van een mutatierapport een hele middag. Met een sjabloon dat uit een vast format rolt, werd het 4 minuten per pand. Zij verwerken 200 panden per jaar. 100 uur per jaar terug, op 80 euro per uur. 8.000 euro per jaar.
Twee trajecten samen, tussen 300 en 430 uur per jaar. Vermenigvuldig dat met de andere gevallen waar ik nu in beeld ben, en je komt in de richting van de 1.300+ uur per jaar die op de homepage staat. Geen overdrijving, gewoon de optelsom van wat ik in de afgelopen twee jaar aan het werk heb gezet.
Wanneer het niet loont
Eerlijk is eerlijk: niet elk traject is het waard.
Een taak die je één keer per maand doet, van 10 minuten, op een uurtarief van 50 euro, is 100 euro per jaar aan "verloren" tijd. Daar koop je geen traject voor terug. Dat is gewoon de kosten van het hebben van een bedrijf.
Een taak die zo specifiek is dat er geen standaardoplossing voor bestaat. Een data-extractie uit een systeem dat je maar één klant hebt. Een rapport dat je maar één keer per jaar nodig hebt, voor de accountant.
En de taak die je denkt te willen automatiseren, maar waar je eigenlijk een beter systeem voor nodig hebt. Dan los je het probleem niet op met een scriptje, dan los je het op met andere software. En dat is een ander gesprek.
Wat je vandaag kunt doen
Pak een vel papier, of een spreadsheet. Schrijf een week lang op wat je elke dag doet aan terugkerend werk. Alles wat op maandag ook al op dinsdag had gekund. Alles wat je elke week opnieuw doet, zonder dat het resultaat anders is dan vorige week.
Tel aan het eind van de week de uren. Tel het jaartotaal. Vermenigvuldig met het uurtarief van wie het werk doet.
Als je onder de 1.000 euro per jaar uitkomt, geen traject nodig. Gewoon accepteren dat dit de kosten van het bedrijf zijn.
Als je boven de 5.000 euro per jaar uitkomt, dan is de rekensom snel gemaakt. Eén traject, één kwartaal, en je hebt het terug.
En als je in het midden zit, dan ben je precies waar de meeste ondernemers zitten die uiteindelijk bij mij komen. Niet omdat het moet, maar omdat het pijn begint te doen op vrijdagmiddag.
De eerste stap
Schrijf een week op wat je elke dag doet. Dat is letterlijk het enige wat ik aan de voorkant vraag als ik bij iemand aan tafel zit. Niet wat je denkt dat er speelt, niet wat je agenda zegt, maar wat je handen elke dag doen.
Daarna kijk ik in een uur wat er kan, wat het kost, en wat het oplevert. Vaste prijs vooraf, geen uurtarief. En als ik denk dat het niet loont, zeg ik dat ook. Dat is geen verkooppraat, dat is gewoon hoe ik werk.
Een uur teruggegeven tijd is geen gratis uur. Het is een factuur die je weer kunt sturen.