Dit is geen succesverhaal. Het is een project waar ik trots op was toen ik het opleverde, en dat zes maanden later werd uitgezet omdat niemand ernaar keek.
Ik schrijf het op omdat ik er het meest van leerde.
Hoe het begon
Het was een klant in de sportinfrastructuur, mijn tweede of derde traject als zzp'er. Een coach vroeg: kun je iets maken waar ik in een oogopslag zie hoeveel leden we deze maand hebben, hoeveel er zijn vertrokken, en welke regio's groeien?
Ik dacht: natuurlijk kan dat. Ik bouwde een dashboard. 40 uur werk, verspreid over drie weken. Data koppelen aan de ledenadministratie, een vriendelijke layout, een mailtje elke ochtend met de update, een link naar een live pagina. Ik vond het mooi werk.
Wat er gebeurde
De eerste week keek de coach er dagelijks naar. De tweede week om de dag. De derde week: niet meer. Na twee maanden had ik nog één view op het dashboard gezien, en die was van mijzelf.
De coach bleef intussen zijn eigen Excel openen. Die had hij al drie jaar. Hij typte er elke vrijdag tien minuten in, scrolde naar beneden, en deed zijn werk.
Toen ik ernaar vroeg, was het antwoord kort: "Het dashboard is mooi, maar ik weet niet wat ik ermee moet doen. Mijn Excel werkt."
Wat er fout ging
Drie dingen verkeerd ingeschat.
Eén: ik dacht dat het probleem "geen inzicht" was. Het probleem was "geen vraag". De coach wilde geen dashboard. Hij wilde dat iemand hem vertelde wanneer hij moest acteren. Dat is iets anders.
Twee: ik had de coach niet betrokken bij het ontwerp. Ik bouwde op wat hij zei, niet op wat hij deed. Mensen vertellen je wat ze willen. Ze betalen je voor wat ze nodig hebben. Die twee zijn vaak niet hetzelfde.
Drie: ik had het te snel opgeleverd. Drie weken voor een dashboard is te kort om het goed te doen, te lang als je niet eerst test of iemand het wil gebruiken. Ik had het in een middag moeten bouwen, laten zien, en pas doorbouwen als hij zei: ja, dit wil ik elke dag zien.
Wat het me kostte
40 uur werk. Geen factuur waar ik niet achter stond, maar wel 40 uur die ik elders niet kon besteden. Plus de relatie: de coach was na afloop tevreden over het dashboard, maar de moeite die hij moest doen om het te leren gebruiken was groter dan de winst die het hem opleverde.
Ik heb het nooit meer op die manier aangepakt. Sindsdien bouw ik niets voordat iemand het in een middag heeft gezien en gezegd heeft: ja, dit wil ik elke week.
Wat ik nu doe
Twee regels die ik nu standaard hanteer.
Een: ik bouw pas als ik de vraag drie keer gehoord heb, niet één keer. Eén keer is een mening. Drie keer is een patroon.
Twee: ik lever eerst een halve oplossing op. Een A4 met de drie getallen die ertoe doen, gewoon in een mailtje. Vraagt de klant daar elke week om, dan bouw ik het dashboard. Niet eerder.
Die tweede regel is me meer geld en tijd waard geweest dan alle dashboards die ik ooit gebouwd heb. Bij elkaar.
Wat je eraan hebt
Als je zelf een dashboard overweegt: wacht een week. Kijk hoe vaak je Excel opent om dezelfde vraag te beantwoorden. Doe je het drie keer per week, dan is een dashboard zinvol. Doe je het één keer per maand, dan is het een A4 in je inbox.
Vraagt iemand het voor je te bouwen, zeg dan: toon het me in een middag. Is het antwoord "dat kan niet, het is te complex", dan is het een verkeerd project. Alles wat het bouwen waard is, is in een middag te demonstreren.
Schrijf een week op welke vragen je aan je data stelt. Welke je elke week stelt, zijn kandidaten. Welke je je inbeeldt, niet.