Als ik ergens aan tafel zit en iemand zegt "dit moet toch te automatiseren zijn", dan denk ik aan deze vijf V's. Niet als PowerPoint, maar als een checklist die ik in mijn hoofd afloop.
Het is geen wetenschap. Het is de samenvatting van wat ik de afgelopen twee jaar heb geleerd, naast alles wat ik wel en niet heb gebouwd voor klanten. Als een taak op drie of meer V's een "nee" scoort, begin ik er niet aan.
V1: Vaak
De eerste vraag is de simpelste. Komt deze taak vaak genoeg terug om de bouw te rechtvaardigen?
Een taak die je elke dag doet, is bijna altijd de moeite waard. Ook als het maar vijf minuten per keer is. Een taak die je één keer per kwartaal doet, is bijna nooit de moeite waard.
Vuistregel: minder dan vier keer per maand, dan is bouwen meestal duurder dan doen.
Snelheid van bouwen is niet de maat. Frequentie is de maat.
V2: Vast
De tweede vraag is: is het patroon stabiel?
Als elke keer dezelfde gegevens uit hetzelfde systeem komen, in dezelfde volgorde, dan is dat een patroon. Dan kun je bouwen.
Als elke keer iemand anders bedenkt welke kolommen erin moeten, of welke berekeningen, of welke uitzonderingen, dan is het geen patroon. Dan is het maatwerk. En maatwerk automatiseren is het duurste wat er is.
Ik vraag altijd: kan iemand die het werk niet kent, in twee minuten uitleggen wat er moet gebeuren. Zo nee, dan is het patroon niet stabiel genoeg. Dan wachten we tot het stabiel is, of we kiezen een ander project.
V3: Vermijdt fouten
De derde V is de belangrijkste, en de minst besproken. Vermijdt de automatisering fouten die je nu maakt?
Een taak kan vaak en vast zijn, maar als er bijna nooit iets misgaat in het handwerk, dan levert automatisering weinig extra op. Je bespaart tijd, je verliest niets aan fouten, en je houdt een systeem over dat onderhoud nodig heeft.
Een taak die vaak voorkomt, een vast patroon heeft, en waar regelmatig iets misgaat. Dat is een kandidaat.
Een machine maakt geen typefouten. Een machine vergeet geen stap. Een machine wordt niet moe op vrijdagmiddag. Dat is precies wat je wilt bij werk waar de gevolgen van een fout groot zijn.
Bij een opdrachtgever in de vastgoedbeheer kostte het opmaken van een mutatierapport een middag. Het patroon was stabiel, dezelfde velden, dezelfde volgorde, elke keer. Maar er gingen regelmatig dingen fout: een verkeerd adres, een vergeten bijlage, een getal dat niet klopte. Met een sjabloon dat uit een vast format rolt, werd het vier minuten per pand. En de fouten verdwenen.
V4: Verdiend
De vierde V is waar de meeste ondernemers beginnen, en dat is prima. Maar ik gebruik 'm pas nadat de eerste drie V's een "ja" zijn.
Hoeveel levert het op, in uren of euro's? Onder de 1.000 euro per jaar, geen traject nodig. Tussen 1.000 en 5.000 euro, grijze zone. Boven de 5.000 euro per jaar, dan is de rekensom snel gemaakt. Eén traject, één kwartaal, en je hebt het terug.
Het uurtarief dat ik gebruik is niet de loonkosten van de persoon, maar het uurtarief. Wat zou je deze medewerker per uur in rekening brengen als hij of zij elders werd ingezet? Voor een eigenaar die het zelf doet, hoger, want zijn uur is de duurste van het bedrijf.
V5: Volgbaar
De laatste V is er een die ik te vaak over het hoofd heb gezien in het begin.
Kan iemand anders dit over twee jaar onderhouden, zonder mij?
Sommige dingen die ik bouw, zijn helder en simpel. Een lijntje code dat elke ochtend data ophaalt en in een sheet zet. Dat begrijp ik over twee jaar nog, en een collega-bouwer ook.
Andere dingen zijn slimme constructies. API-koppelingen met meerdere tussenstappen, conditionele logica die het in drie gevallen zus doet en in vier gevallen zo. Dat begrijp ik over twee maanden al niet meer. En een ander al helemaal niet.
Als ik het niet in een halve pagina kan uitleggen aan iemand zonder technische achtergrond, dan is het te ingewikkeld. Dan komt er een dag dat er iets stuk gaat, en dan zit je vast aan de bouwer. Of aan mij, en dat wil ik niet.
De samenvatting
De vijf V's op een rij:
Vaak. Vast. Vermijdt fouten. Verdiend. Volgbaar.
Als een taak op drie of meer een "nee" scoort, begin ik er niet aan. Eerst wachten tot het patroon stabieler is, of eerst kijken of het probleem eigenlijk ergens anders ligt.
De volgende keer dat iemand je vertelt dat iets "echt makkelijk te automatiseren" is, loop dan deze vijf V's na. Hardop, desnoods. Het scheelt je een project dat niemand gebruikt.