Ik hoor het vaak: "Daarvoor moet ik langs IT." En dan blijft het idee in de la liggen.
Dat is zonde. Want de meeste API-koppelingen die je als MKB nodig hebt, zijn geen IT-project. Het is een middag werk. Misschien een ochtend.
Wat is een API-koppeling eigenlijk
Twee systemen die met elkaar praten. De een stuurt een vraag, de ander stuurt een antwoord terug.
Klinkt technisch. Is het niet. Als je een mail kunt sturen, kun je dit leren.
Wat je meestal wilt: gegevens uit systeem A in systeem B krijgen, of andersom. Bestellingen uit je webshop in je boekhouding. Afspraken uit je agenda in je CRM. Facturen uit je administratie in een overzicht voor jezelf.
De drie dingen die je moet weten
Een API-sleutel. Dat is een soort wachtwoord waarmee systeem B je herkent. Je vraagt 'm aan in de instellingen van het systeem, en kopieert 'm naar systeem A.
Een endpoint. Dat is het adres waar je naartoe stuurt. Meestal een URL zoals https://api.systeem.nl/orders. Soms met een vraagteken erachter voor filters, zoals ?status=betaald.
Een dataveld. Wat je precies wilt ophalen of sturen. Een ordernummer, een naam, een bedrag.
Verder niets. Geen codeerervaring nodig voor de meeste standaardkoppelingen.
Hoe ik het in de praktijk doe
Ik begin met de vraag: welke gegevens moeten bewegen, en hoe vaak?
Een keer per dag is een cronjob. Continu is een webhook. Een webhook is een automatische seintje dat systeem A naar systeem B stuurt zodra er iets verandert. Geen polling, geen vertraging.
Voor de meeste MKB-koppelingen is een cronjob meer dan genoeg. Eens per uur de nieuwe orders ophalen, in de boekhouding zetten, klaar.
Wat je niet zelf moet willen
Een paar dingen laat ik altijd liggen, ook al kan ik ze bouwen.
Factuurbetalingen koppelen aan je bank. Te gevoelig voor een foute koppeling. Laat je bank of boekhoudpakket dat zelf doen.
Klantdata synchroniseren tussen twee CRM's. Zodra er één verschilt, weet niemand meer welke de waarheid is. Kies één systeem, houd het daarin.
Grote bulk-koppelingen met duizenden records per keer. Dan heb je een echte backend nodig, niet een scriptje.
Wanneer je het wél zelf kunt
Eénrichtingsverkeer. Gegevens van A naar B, niet heen en terug. Dat is de helft van het werk.
Kleine volumes. Onder de honderd records per keer. Daarboven houdt een simpel scriptje het niet meer vol.
Standaard API's. Bijna elk systeem dat je als MKB gebruikt, heeft er een. Boekhoudsoftware, agenda, CRM, webshop, mailprogramma. De documentatie staat online en is meestal in het Engels, maar de voorbeelden zijn letterlijk kopieerbaar.
De eerste stap
Kies één terugkerende taak die je elke week handmatig doet. Gegevens overtypen uit het ene systeem in het andere. Tien minuten per keer, twee keer per week. Dat is een uur per maand, oftewel een halve werkdag per jaar.
Bedenk welke systemen je hebt, en zoek op naam + API. Als beide systemen er een hebben, is de kans groot dat iemand de koppeling al heeft gebouwd, of dat hij in een middag te bouwen is.
En als je er niet uitkomt, is dat geen schande. Dan bel je mij. Ik kijk in een uur wat er kan, en wat het kost. Vaste prijs vooraf, geen uurtarief.
Daar begint het. Niet bij IT. Bij de vraag welke tien minuten je elke week niet meer wilt doen.