AI-leesbril voor je Excel-bestanden.
Vorige maand stuurde een klant me een Excel. 4000 rijen, kolommen tot N, de helft ervan samengevoegde cellen. Hij wilde weten welke orders vertraagd waren, welke klanten al drie keer gebeld hadden, en welke regels eigenlijk dubbel in de sheet stonden.
Zijn eigen inschatting: twee dagen werk. Openen, filter zetten, scrollen, markeren, kopiëren naar een nieuwe sheet, samenvatten, mailen. Twee dagen. Elke week.
Ik zette er een AI-leesbril op. Geen modeltrain, geen consultant, geen maand werk. Twee uur, een bestaand script, en een paar regels uitleg in de prompt.
Wat de leesbril doet
Een Excel is geen data. Het is een werkblad, gemaakt door een mens, voor een mens. Daarom staat overal commentaar in, wisselende datums, lege cellen, en categorieen die alleen de maker snapt.
Een AI die je Excel "leest" snapt dat ook. Niet door de regels te tellen, maar door de structuur te herkennen. Welke kolommen zijn categorieen, welke getallen, welke datums. Welke cellen samengevoegd zijn, en wat dat betekent. Welke waarden afwijken van de rest, en of dat een fout is of juist de bedoeling.
Het is geen black box. Je stelt de vraag in het Nederlands. Het script levert een antwoord terug, plus de rijen die het heeft gebruikt. Je kunt ze zelf nalopen.
Wat het opleverde
Tijd. De klant deed er twee dagen over. Het script deed het in 40 seconden. Niet dat 40 seconden per se genoeg is voor een beslissing, maar het is genoeg om de uitschieters te zien. Wat overblijft is het leeswerk: welke klanten, welke orders, welke regels zijn echt afwijkend. Dat is een uur, niet twee dagen.
Fouten. De klant had drie keer per jaar een order gemist die dubbel in de sheet stond. De AI vond ze in een paar seconden. Bij 4000 rijen scrol je daar met het blote oog overheen.
Herhaling. Hij draait het script nu elke maandag. Voorheen was het een taak die bleef liggen tot iemand er zin in had. Nu is het een vaste stap in zijn week.
Wat je er zelf mee kunt
Je hebt geen consultant nodig. Je hebt geen maand werk nodig. Wat je wel nodig hebt is een Excel waar je wekelijks of maandelijks naar kijkt, en een vraag die je er elke keer aan stelt.
Drie vragen die ik zelf vaak hoor:
- Welke rijen wijken af van de rest?
- Welke klanten of orders komen vaker terug dan verwacht?
- Waar zitten de dubbele regels?
Elke vraag is in een paar zinnen aan een AI te stellen, en het script kan het herhalen zonder dat je elke keer opnieuw hoeft uit te leggen wat de sheet betekent.
Wat het niet kan
Het is geen dashboard. Je krijgt geen mooie grafiek. Je krijgt een antwoord op de vraag die je stelt, met de rijen die erbij horen.
Het is geen vervanging voor de boekhouder. Het haalt niet je administratie overhoop. Het leest alleen wat je erin stopt.
Het is niet beter dan jij. Als jij niet weet welke vraag je moet stellen, dan weet de AI het ook niet. Het is een leesbril, geen brein.
Wanneer het wel en niet werkt
Werkt. Je hebt een sheet die elke week of maand terugkomt. Je stelt elke keer dezelfde vraag. Je wilt een antwoord in tien minuten, niet een dashboard.
Werkt niet. Je hebt een sheet die een ander elke maand opnieuw opbouwt. De structuur wisselt. Dan moet je elke keer opnieuw uitleggen wat de kolommen zijn, en dan ben je langer bezig dan met het werk zelf.
Wat ik er zelf van vind
Het mooie van een AI is dat het een taak die je al deed, niet sneller maakt, maar wel vol te houden. Voorheen was het een karwei. Nu is het een knop. Het verschil is niet 40 seconden versus 2 dagen. Het verschil is dat ik het nu elke week doe, en voorheen deed ik het alleen als het echt moest.
Schrijf een week op wat je elke dag doet. Kijk welke terugkerende taken je hebt. Telkens als je denkt "dit zou een knop moeten zijn", noteer het. Een Excel die je elke week openslaat om dezelfde vraag te beantwoorden, is een knop waardig.